Các chứng từ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa nội địa

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa nội địa, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa an toàn – nhanh chóng – tránh rủi ro bị xử phạt. Dưới đây là những chứng từ quan trọng bắt buộc hoặc cần thiết khi vận chuyển hàng hóa trong nước.

1️⃣ Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng

Là chứng từ bắt buộc chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa.

Có thể là bản giấy hoặc bản điện tử (in từ hệ thống).

Trường hợp hàng luân chuyển nội bộ có thể sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

2️⃣ Phiếu xuất kho / Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Áp dụng khi doanh nghiệp vận chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh, nhà máy.

Thể hiện rõ: tên hàng, số lượng, điểm đi – điểm đến.

3️⃣ Lệnh điều xe / Hợp đồng vận chuyển

Xác nhận mối quan hệ vận chuyển giữa chủ hàng và đơn vị vận tải.

Giúp làm rõ trách nhiệm trong trường hợp phát sinh sự cố.

4️⃣ Biên bản giao nhận hàng hóa

Ghi nhận tình trạng hàng hóa khi bàn giao – nhận hàng.

Là căn cứ quan trọng để đối soát, khiếu nại hoặc bồi thường (nếu có).

5️⃣ Giấy tờ liên quan đến phương tiện và người lái

Giấy đăng ký xe, giấy kiểm định an toàn kỹ thuật

Giấy phép lái xe phù hợp hạng xe

Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự

6️⃣ Chứng từ đặc thù (nếu có)

Tùy loại hàng hóa, có thể cần thêm:

Giấy kiểm dịch (thực phẩm, nông sản, động vật…)

Giấy chứng nhận chất lượng, xuất xứ (CO)

Giấy phép vận chuyển hàng quá khổ, quá tải, hàng nguy hiểm

⚠️ Lưu ý quan trọng

Thiếu hoặc sai chứng từ có thể dẫn đến bị xử phạt, tạm giữ hàng hóa, chậm tiến độ giao hàng.

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình chứng từ trước mỗi chuyến vận chuyển.

👉 Vĩnh Phúc Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa – cho thuê kho – giải pháp logistics trọn gói, hỗ trợ khách hàng kiểm tra và hoàn thiện chứng từ đầy đủ, đúng quy định, giúp hàng hóa lưu thông an toàn – đúng tiến độ.

📞 Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!