5 Sai Lầm Phổ Biến Trong Quản Lý Kho Hàng Và Cách Khắc Phục Hiệu Quả

Quản lý kho hàng đóng vai trò quyết định trong hoạt động logistics, vận tải và chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn mắc những sai lầm lặp đi lặp lại, khiến chi phí đội lên, hiệu suất thấp và hàng hóa thất thoát.

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến trong quản lý kho hàng và giải pháp khắc phục giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động, giảm chi phí và nâng cao lợi nhuận.

❌ 1. Không có quy trình quản lý kho rõ ràng

Nhiều kho hàng vận hành theo thói quen, không có sơ đồ kho, không có quy trình nhập – xuất – kiểm kê chuẩn → dẫn đến nhầm lẫn, tồn kho ảo, hàng thất lạc.

✔ Cách khắc phục

Xây dựng và chuẩn hóa quy trình nhập – xuất – lưu kho

Thiết lập sơ đồ kho (theo khu vực, mã hàng, nhóm hàng)

Áp dụng FIFO/FEFO theo ngành hàng

Đào tạo định kỳ cho nhân sự kho

❌ 2. Quản lý bằng thủ công hoặc Excel rời rạc

Excel dễ sai sót khi tồn nhiều mặt hàng và luân chuyển nhanh.
Hệ thống thủ công không đồng bộ giữa kho – kinh doanh – kế toán, gây chậm trễ và sai lệch dữ liệu.

✔ Cách khắc phục

Ứng dụng phần mềm quản lý kho (WMS)

Đồng bộ dữ liệu với ERP, bán hàng, vận tải

Kiểm tra và đối soát dữ liệu tự động theo ngày/tuần

❌ 3. Thiếu kiểm kê định kỳ

Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm kê khi có sự cố → dẫn đến tồn kho ảo, thiếu hoặc thừa hàng, khó truy vết.

✔ Cách khắc phục

Kiểm kê theo chu kỳ (cycle count)

Đối chiếu số liệu giữa phần mềm và thực tế

Gắn mã vạch hoặc RFID để tăng độ chính xác

❌ 4. Bố trí kho không khoa học

Hàng không được phân khu theo tính chất, tần suất xuất kho.
Điều này khiến nhân viên mất nhiều thời gian di chuyển, dễ nhầm lẫn khi xuất hàng.

✔ Cách khắc phục

Sắp xếp kho theo nhóm hàng và tần suất quay vòng

Thiết kế lối đi tối ưu (theo chuẩn 5S)

Dùng giá kệ phù hợp tải trọng và chủng loại hàng

❌ 5. Thiếu nhân sự được đào tạo chuyên môn

Kho vận là ngành đòi hỏi kỹ năng: kiểm hàng, sắp xếp, đối soát, vận hành phần mềm…
Nhân sự không được đào tạo sẽ dẫn đến sai sót liên tục.

✔ Cách khắc phục

Đào tạo nghiệp vụ kho theo định kỳ

Rõ ràng mô tả công việc từng vị trí

Sử dụng KPI đo lường hiệu suất

Khuyến khích nhân sự học thêm công nghệ (WMS, barcode…)
————————————

Quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát mà còn tăng tốc độ xử lý đơn hàng, giảm chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Việc nhận diện và khắc phục 5 sai lầm phổ biến trên sẽ giúp doanh nghiệp vận hành kho chính xác – khoa học – tối ưu chi phí hơn.

Xem thêm tin tức trên trang Facebook tại đây